Aufbewahrungspflicht für eMails
Wenn eMails als Handelsbriefe fungieren, unterliegen sie ebenso der Aufbewahrungspflicht wie Papierunterlagen.
Alle Welt spricht heute über den Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung und das dazu ergangene Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung. Etwas in den Hintergrund getreten ist in dieser Diskussion der Umstand, dass in der Abgabenordnung noch weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen geregelt sind, die nicht mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Empfangene oder abgesandte eMails können zweifellos Handels- oder Geschäftsbriefe sein, die aufbewahrungspflichtig sind.
Nach der Abgabenordnung besteht eine Verpflichtung, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe für die Dauer von 6 Jahren ordnungsgemäß aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.
Die Abgabenordnung erlaubt eine Speicherung der Geschäftsbriefe auf Datenträgern. Das heißt, der eMail-Verkehr kann auf eine CD gebrannt und aufbewahrt werden. Notwendig ist es aber, zuvor eine Bereinigung der eMail-Verzeichnisse durchzuführen, denn die Finanzverwaltung hat bei einer Außenprüfung das Recht, die gespeicherten Daten einzusehen und Ihr System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Es sind alle Korrespondenzen zu entfernen, die keine Handels- oder Geschäftsbriefe sind, also alle privaten eMails und unerbetene eMail-Werbung.
Prinzipiell schreibt die Finanzverwaltung in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) folgende Regeln vor, die bei der Aufbewahrung zu berücksichtigen sind:
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Der Originalzustand der übermittelten und eventuell noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein.
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Bei Einsatz von Kryptographietechniken sind sowohl die verschlüsselten als auch die entschlüsselten Unterlagen aufzubewahren.
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Ebenso gilt, dass die verwendeten Schlüssel aufzubewahren sind, wenn Signaturprüfschlüssel oder kryptographische Verfahren verwendet werden.
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Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt (CD).
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Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind der Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren.
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Bei Umwandlung (Konvertierung) der sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format ("Inhouse-Format") sind beide Versionen zu archivieren und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.