Aktualisierte Regeln für die E-Bilanz
Neben der Veröffentlichung neuer Taxonomien für die E-Bilanz hat das Bundesfinanzministerium auch zur Übermittlungspflicht für Kontennachweise Stellung genommen, die für Wirtschaftsjahre nach 2024 gilt.
Regelmäßig passt die Finanzverwaltung das Datenschema für die Übermittlung der E-Bilanz an neue gesetzliche Vorgaben und wirtschaftliche Veränderungen an. Im April wurde deshalb die Version 6.9 der Taxonomien für die E-Bilanz veröffentlicht, die verpflichtend für nach dem 31. Dezember 2025 beginnende Wirtschaftsjahre zu verwenden sind, aber auch für das Wirtschaftsjahr 2025 oder 2025/2026 schon verwendet werden können.
Bedeutender ist aber eine Änderung in der gesetzlichen Grundlage für die E-Bilanz durch das Jahressteuergesetz 2024: Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen Unternehmer zusammen mit der E-Bilanz auch einen Kontennachweis elektronisch übermitteln. Das war bisher nicht verpflichtend. Für die Wirtschaftsjahre, die nach 2027 beginnen, wird zudem die Übermittlung des Anlagenspiegels und des diesem zugrunde liegenden Anlagenverzeichnisses zusammen mit der E-Bilanz gefordert. Die Übermittlungspflicht gilt dann auch für jede zu steuerlichen Zwecken erstellte Bilanz sowie den Anhang, Lagebericht und Prüfungsbericht.
Zu der neuen Übermittlungspflicht für Kontennachweise hat das Bundesfinanzministerium im Rahmen der Veröffentlichung der neuen Taxonomien Details geregelt und dabei auch eine Billigkeitsregelung für die Fälle geschaffen, in denen eine Übermittlung nach wie vor nicht ohne weiteres möglich ist. Demnach ist für alle an die Finanzverwaltung übermittelbaren Bilanzarten zu Wirtschaftsjahren, die nach 2024 beginnen, der Inhalt der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung jeweils einschließlich der unverdichteten Kontennachweise mit Kontensalden zu übermitteln. Handelt es sich um eine Personengesellschaft oder Mitunternehmerschaft, muss sowohl bei Übermittlung der Gesamthandsbilanz als auch bei ggf. erforderlichen Sonder- und Ergänzungsbilanzen der Kontennachweis enthalten sein.
Grundsätzlich ist für jede werthaltig übermittelte Position der Bilanz und GuV ein Kontennachweis zu übermitteln. Das gilt jedoch nicht für Oberpositionen, zu denen werthaltige Unterpositionen vorliegen. Der Kontennachweis muss folgende vier Angaben enthalten:
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Name der Position, zu der der Kontennachweis übermittelt wird
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Kontonummer
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Kontobeschreibung
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Kontosaldo
Ein unverdichteter Kontennachweis umfasst zumindest alle Sachkonten der Buchführung (Hauptbuch), die am Ende des Wirtschaftsjahres einen Saldo aufweisen. Die Verdichtung einzelner Sachkonten zu Kontengruppen oder zu anderen Merkmalen ist grundsätzlich nicht zulässig. Es dürfen also beispielsweise nicht die Sachkonten "Pkw" und "Lkw" in einer Gruppe "Fuhrpark" oder einzelne Bank-Sachkonten ("Bank 1", "Bank 2", Bank 3" etc.) in einer Gruppe "Bank" zusammengefasst übermittelt werden. Im Einzelfall ist jedoch eine Zusammenführung von Konten für die Übermittlung im Rahmen der E-Bilanz denkbar, sofern keine wesentlichen Informationen verloren gehen und der Inhalt weiterhin nachvollziehbar ist. Konten der Nebenbücher, z. B. Debitoren- und Kreditorenkonten müssen dagegen ebenso wenig übermittelt werden wie einzelne Geschäftsvorfälle oder das Buchungsjournal des Jahres.
Um Härtefälle zu vermeiden, wird es für die Übermittlung von E-Bilanzen nicht beanstandet, wenn insbesondere wegen umfangreicher Softwareanpassungen oder der Umstellung bestimmter Verfahren die Bilanz und GuV ohne Kontennachweise übermittelt werden. In diesem Fall sind die Kontennachweise auf anderem Weg beim Finanzamt einzureichen und die konkreten Gründe in der Taxonomieposition "Erläuterung, warum eine Übermittlung der Kontennachweise noch nicht möglich ist" darzulegen.