Frühstück für Mitarbeiter auf Reisen
Die neuen Abrechnungsvorschriften im Beherbergungsgewerbe führen zu einer Änderung der Reisekostenabrechnung.
Die Reduzierung des Umsatzsteuersatzes im Beherbergungsgewerbe führt dazu, dass nun das Frühstück von den Hotels oft anders abgerechnet wird, zum Beispiel als Teil einer Servicepauschale. Das Bundesfinanzministerium hat daher im Vorgriff auf eine Änderung der Lohnsteuerrichtlinien eine Verwaltungsanweisung erlassen, die eine arbeitnehmerfreundliche Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung ermöglicht, ohne dass darunter der Vorsteuerabzug des Unternehmens leiden würde. Entscheidend ist für das Ministerium die Frage, ob das Frühstück durch den Arbeitgeber gestellt wird. Das ist der Fall, wenn
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die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
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die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
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der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt.
Die Buchung durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen, beispielsweise weil der Arbeitgeber keine Reisestelle hat. Davon geht die Finanzverwaltung insbesondere in folgenden zwei Fällen aus:
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Der Arbeitgeber hat die Buchung durch den Arbeitnehmer geregelt, zum Beispiel in einer Dienstanweisung oder Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag, und die Buchung wird vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien, Preisrahmen etc.) vorgenommen.
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Eine planmäßige Buchung der Übernachtung mit Frühstück war ausnahmsweise nicht möglich (spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt etc.) und der Arbeitgeber erstattet daher die Kosten.
Sind diese Voraussetzungen also erfüllt, gilt das Frühstück als durch den Arbeitgeber gestellt. In diesem Fall kann das Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit 1,57 Euro als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn angesetzt werden. Es kommt dabei nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung). Außerdem kann der Arbeitgeber im Gegenzug den vollen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen erstatten. In der Regel ist dies die für den Arbeitnehmer deutlich günstigere Variante.
Kommt diese Regelung dagegen nicht in Frage, weil die Voraussetzungen dafür nicht erfüllt sind, und der Preis des Frühstücks geht auch nicht eindeutig aus der Rechnung hervor, weil er in einem Sammelposten für eine Servicepauschale enthalten ist, gilt die Vereinfachungsregelung in den Lohnsteuerrichtlinien. Danach sind von diesem Sammelposten für das Frühstück 20 % des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen anzusetzen. In Deutschland beträgt der Pauschbetrag für einen vollen Tag derzeit 24 Euro, der Abzug für ein Frühstück macht also 4,80 Euro aus.
Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens gilt als Reisenebenkosten, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass darin nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (Pay-TV, private Telefonate etc.). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang oder Zugang zu Kommunikationsnetzen ausgewiesen wird und der ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.
All diese Regelungen gelten für Übernachtungen mit Frühstück ab dem 1. Januar 2010. Das Bundesfinanzministerium hat dabei noch eine großzügige Übergangsregelung geschaffen: Es wird nicht beanstandet, wenn die oben genannten Voraussetzungen bis zu drei Monaten nach Veröffentlichung der Verwaltungsanweisung, also bis zum 5. Juni 2010, nicht vollständig erfüllt sind (Zeitraum für die Anpassung insbesondere der dienst- und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen).